Hur går det till att fatta beslut?
Innan ett beslut fattas i nämnd, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige så har ärendet genomgått en beredning, en så kallad ärendeberedning.
Ärendeberedning innebär att ett ärende förbereds, utreds och bearbetas inför beslut. Arbetet görs av både tjänstepersoner och politiker.
Ärendet kommer in eller upprättas
Ett ärende kan inkomma eller upprättas. Att det inkommer betyder att det skickas till kommunen. Att det upprättas betyder att det skapas i organisationen. Ett ärende kan vara en skrivelse från en myndighet, ett företag, en privatperson, en tjänsteperson, en politiker eller någon annan av kommunens nämnder. Till exempel kan det vara en remiss från ett statligt verk, en utredning eller en detaljplan.
Ärendet registreras
När ett ärende kommer in registreras det och får ett diarienummer. Diarienumret är unikt för varje ärende för att de lätt ska kunna hittas. Varje nämnd har ett eget diarium. En bedömning görs om ärendet ska hanteras politiskt eller inte. Om det inte ska hanteras politiskt så fortsätter inte ärendet med stegen nedan.
Ärendet bereds av tjänstepersoner
När ett ärende bereds, tar tjänstepersoner fram beslutsunderlag. Underlagen är ett viktiga dokument för demokratin, eftersom de ger de förtroendevalda en saklig översikt av ärendet, baserad på expertkunskap. Beslutsunderlag hjälper de förtroendevalda att fatta välgrundade beslut.
Ärendeberedningen kan innefatta flera delar:
- att göra utredningar
- bedöma konsekvenser av olika beslut
- föra dialog med berörda
- att föreslå beslut till de förtroendevalda
När ärendet är färdigberett, anmäls det till det sammanträde där beslutet ska fattas.
Ärendet bereds av politiska arbetsutskott
Tjänstepersonernas beredning av ett ärende behöver vara klar ungefär två till tre veckor innan nämnden ska fatta beslut. Om ärendet även ska vidare till kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige, behövs ytterligare två till fyra veckor.
Innan nämnder, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige sammanträder, behandlas ärendet först i deras arbetsutskott. Enligt reglerna ska handlingarna skickas ut fem till sju dagar innan sammanträdet, så att de förtroendevalda hinner läsa in sig.
Sammanträde där beslut fattas
Nämnden, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fattar beslut i ärendet på ett sammanträde. Kommunstyrelsen och alla nämnder har sammanträde ungefär en gång i månaden, förutom på sommaren.
Beslut och protokoll
Efter mötet skrivs ett sammanträdesprotokoll, som sedan justeras (godkänns). Protokollet ligger publicerat på den digitala anslagstavlan i tre veckor.
Om någon inte är nöjd med beslutet går det att överklaga. Beslutet ska överklagas inom tre veckor från att mötesprotokollet anslås på den digitala anslagstavlan.
Expediering och arkivering
Beslutet förmedlas till berörda förvaltningar som ser till att beslutet verkställs.
Till sist kan ärendet avslutas och arkiveras.