Kommunstyrelsens och nämndernas sammanträden
Kommunstyrelsen och nämnderna har sammanträden ungefär en gång per månad, förutom på sommaren. De är slutna möten, alltså inte öppna för allmänheten så som kommunfullmäktiges sammanträden är.
Varje partigrupp har ofta gruppmöte timmen innan sammanträdet börjar.
Kallelse
Det är ordföranden som ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Kallelse med ärendelista skickas till varje ledamot och ersättare (samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet) via epost senast sju dagar före sammanträdet.
Kallelse, ärendelista och beslutsunderlag publiceras också i Netpublicator och på kommunens hemsida. Vissa undantag kan förekomma, exempelvis på grund av ärenden med sekretess.
Kallelser, handlingar och protokoll - Lomma kommun
Upprop
I början av varje sammanträde genomförs ett upprop enligt uppropslistan. Det ska finnas en tillgänglig uppropslista, som anger vilka ledamöter och ersättare det är som tjänstgör, under hela sammanträdet.
Inledning och val av justerare
Ordförande inleder med att hälsa alla välkomna till mötet.
En justerare väljs för att tillsammans med ordförande justera protokollet från sammanträdet.
Det är ordförandens ansvar att protokoll alltid förs under sammanträden, vilket i praktiken görs av kommunsekreteraren. Protokollet ska visa vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort och vilka ärenden som handlagts.
Som justerare ska egna anteckningar föras för att sedan kunna intyga att det upprättade protokollet är korrekt.
Ärenden och beslut
Nämnderna behandlar ärendena i den ordning som de har tagits upp i kallelsen, men kan besluta om ändrad turordning för ett eller flera ärenden.
Ordföranden bestämmer när under ett sammanträde ett ärende som inte finns med i kallelsen ska behandlas.
Kommunstyrelsen/nämnderna får besluta att avbryta handläggningen av att ärende under ett sammanträde för att återuppta det senare under sammanträdet.
Frågor
Text text text.
Nämndinitiativ
Ledamöter och tjänstgörande ersättare i kommunstyrelsen eller nämnd har rätt att väcka ärenden i nämnden. Dessa kallas nämndinitiativ.
Nämndinitiativ ska vara skriftligt och undertecknat av ledamoten. Det ska innehålla en kort förklaring till ärendet samt yrkande/yrkanden. Flera ämnen av olika slag får inte tas upp i ett och samma nämndinitiativ.
Nämndinitiativ bör lämnas in inför sammanträden och ska då vara förvaltningen tillhanda senast sju dagar innan sammanträdet. Då läggs initiativet som en egen punkt på agendan och initiativet skickas ut med kallelsen till sammanträdet.
I samband med att punkten för nämndinitiativet behandlas på sammanträdet räknas initiativet som väckt. Ledamoten måste vara närvarande vid sammanträdet. Skulle ledamoten vara frånvarande vid sammanträdet, och ingen annan som skrivit under initiativet är närvarande, så bordläggs ärendet till kommande sammanträde.
Nämndinitiativ kan även väckas under ett pågående sammanträde. Detsamma gäller om initiativet av annan anledning inte redan ligger som ett ärende på föredragningslistan. Väcks nämndinitiativet under sammanträdet behöver det även lämnas in skriftligen, med underskrift, innan protokollet justerats.
Rekommendationen är att på sammanträdet som nämndinitiativet väcks så beslutas att överlämna det till förvaltningen för beredning. Nästa gång nämndinitiativet tas upp ska nämnden fatta beslut om att avslå, anse som besvarat, att det ska behandlas inom ramen av ett redan pågående ärende, bifalla eller bifalla och formulera uppdrag till förvaltningen.
Det finns en särkild riktlinje för nämndinitiativ Länk till annan webbplats. som du kommer åt i författningssamlingen.
Fyllnadsval och anmälningar
Andra ärenden i nämnderna är exempelvis fyllnadsval till arbetsutskott. Delegationsbeslut och meddelanden anmäls också till nämnden.
Avslutning
När nämnden gått igenom ärendelistan avslutar ordföranden sammanträdet med ett klubbslag.
Protokoll – justering och anslag
Det är ordförandes ansvar att protokoll förs vid sammanträden. Protokollet ska visa vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort och vilka ärenden som handlagts.
Protokollet ska för varje ärende redovisa
- vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka,
- i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut,
- genomförda omröstningar och resultatet av dem,
- vilka beslut som har fattats,
- vilka ledamöter och tjänstgörande ersättare som deltagit i respektive beslut och hur de röstat vid öppna omröstningar och
- vilka reservationer som anmälts mot besluten.
Protokollet ska justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet. Nämndsekreteraren skickar protokollet för digital signering. Tänk på att du behöver BankID för att kunna genomföra signeringen!
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.
Justerat protokoll ska tillkännages på kommunens digitala anslagstavla inom två arbetsdagar.
Expediering och publicering
Tjänsteorganisationen ansvarar för att utdrag ur protokollet skickas till de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet.
Protokollet finns tillgängligt här Kallelser, handlingar och protokoll