Offentlig handling

En handling är allmän om den antingen är inkommen till kommunen eller upprättad hos kommunen. Dessutom ska handlingen vara förvarad av kommunen.

En inkommen handling betyder att någon skickat in handlingen till kommunen, till exempel i form av ett brev eller ett e-postmeddelande.

En upprättad handling betyder att kommunen själv har skrivit eller skapat handlingen. Typiska exempel på upprättade handlingar är nämndernas protokoll och sammanträdeshandlingar. Alla handlingar hos kommunen räknas inte som upprättade, utan det finns vissa kriterier för att den ska bli upprättad.

• Om handlingen hör till ett ärende, blir den upprättad först när ärendet är avslutat eller när handlingen har skickats till en utomstående.
• Om handlingen inte hör till ett ärende, räknas den som upprättad när den är färdigställd – det vill säga när den inte längre ska bearbetas, har arkiverats eller har skickats till en utomstående.

Observera att utlämnande av material som skyddas av upphovsrätt, exempelvis fotografier tagna av kommunens fotografer, inte ger rätt att använda materialet vidare. Det kräver ett separat avtal.

Om du vill begära ut en allmän handling kontaktar du Lomma kommuns kontaktcenter via brev eller mejl. De kommer sen skicka din begäran till berörd nämnd. Då är det en registrator eller administratör som tar emot begäran och antingen hanterar den själv eller skickar vidare till den som kan ha handlingen. Först kontrolleras att handlingen finns och om den bedöms vara både allmän och offentlig.

En sekretessprövning görs och eventuellt behöver handlingen bearbetas innan den kan lämnas ut. En begäran ska behandlas skyndsamt, det vill säga så snabbt det går, men ibland kan det ta längre tid, beroende på bearbetning eller handlingens format. Då kommer du att få information om det.

Det kostar inte att ta del av en allmän handling om det går att ta del av den i sitt original. Då visas den upp på plats, exempelvis hos Kontaktcenter. Vill du få en kopia på den allmänna handlingen, eller handlingen inte går att ta del av i original, så har kommunen rätt att ta ut en avgift för kopior, avskrifter och utskrifter.

I samband med att du inkommer med en begäran så kommer Lomma kommun alltid informera dig om den preliminära kostnaden, om en sådan finns.

Är handlingen elektronisk i sitt originalformat och kan lämnas ut elektroniskt utan ytterligare bearbetning tas ingen avgift ut. Vill du ha utskrivna handlingar som skickas via post tillkommer portokostnad. För övriga format eller avskrift tas kostnad ut med utgångspunkt i avgiftsförordningen. Saknas bestämmelse i den så tas avgift ut med ett belopp som motsvarar den beräknande kostnaden för att hantera beställningen (självkostnad).

Betalning ska göras i förskott genom insättning på Lomma kommuns plusgiro 2 64 04-4 (märkning: Kopior), eller genom kortbetalning hos kontaktcenter. I dagsläget går det inte att betala med Swish.

Du har alltid rätt att ta del av en allmän handling på plats och du kan även få papperskopior av handlingarna. Vissa handlingar finns i elektronisk form och kan vanligtvis skickas via e-post. Kommunen har dock ingen generell skyldighet att skicka handlingar elektroniskt. Vänligen meddela hur du vill ta del av handlingen så får du mer information om hur du går tillväga.

Om uppgifter i en handling är sekretessbelagda får de inte lämnas ut. Det är därför möjligt att du får ut en handling där delar av innehållet är överstruket. Om delar av innehållet är överstruket anges vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som ger stöd för bedömningen.

För att kunna bedöma om uppgifterna omfattas av sekretess och huruvida de får lämnas ut eller inte har kommunen rätt att fråga vem det är som vill ha uppgifterna och vad uppgifterna ska användas till. Detta gäller inte om det står klart att det inte finns några uppgifter i handlingen som omfattas av sekretess.

Hanteringen av en begäran om utlämning av en allmän handling ska ske skyndsamt och påbörjas samma dag som begäran kommer in. Ibland kan det ta längre tid att få besked. Det kan bero på att många handlingar har begärts ut eller att innehållet måste sekretessprövas, vilket tar tid. Om utlämningen dröjer får du besked om det.

Om du nekas att ta del av en handling eller om informationen inte lämnas ut på grund av sekretess, har du rätt att få ett skriftligt beslut från den nämnd som sagt nej. Du kan sedan överklaga nämndens beslut till Kammarrätten. I beslutet beskrivs hur du gör för att överklaga.

Att kunna ta del av allmänna handlingar är en viktig del av Lomma kommuns arbete för öppenhet och insyn. Däremot, om det finns särskilda skäl eller vid misstanke om medvetet missbruk av regelverket, så får kommunens göra undantag från gällande taxa. Det kan exempelvis handla om misstanke att upprepade mindre beställningar görs för att undvika betalning. Det kan även exempelvis vara att beställningen är av en sådan storlek eller karaktär att en enskild bedömning behöver göras i det specifika fallet.

Om du vill begära ut en handling eller har några frågor, hör av dig till:

Kontaktcenter

E-post: info@lomma.se

Telefon: 040-641 10 00